Vastgoedmanager / beleidsmedewerker vastgoed
Dagelijkse gebruiker — verantwoordelijk voor contractbeheer, onderhoudsplanning en financiële doorrekening.
Product
Vexion VMS.
Een vastgoedbeheersysteem dat is ontworpen voor de Nederlandse gemeentelijke context — inclusief BBV, GIBIT, kostprijsdekkende huur en de werkelijkheid van Key2Financiën. In productie bij gemeente Waddinxveen en in implementatie bij gemeente Zuidplas.
In één alinea
Wat Vexion VMS is.
Vexion VMS (Vastgoed Management Systeem) is het all-in-one vastgoedbeheersysteem voor Nederlandse gemeenten. Eén platform voor uw complete gemeentelijke vastgoedportefeuille — onderhoud en storingsmeldingen, contracten en huurindexatie, energie- en CO₂-monitoring, financieel beheer volgens BBV, DCF en kostprijsdekkende huur, begroting versus realisatie, subsidies, documenten en rapportage — in één samenhangend systeem, specifiek ontworpen voor de Nederlandse gemeentelijke context en compliant met GIBIT, NIS2, AVG en BIO.
Geen versnipperde Excel-bestanden meer, geen losstaande contractenmappen, geen zes verschillende tools die elkaar niet kennen. VMS vervangt die hele lappendeken door één werkomgeving waarin alles logisch aan elkaar hangt: het contract kent zijn object, het object kent zijn onderhoud, het onderhoud kent zijn kosten — en uw doorrekening rekent automatisch met actuele data.
Het probleem
Vijf Excel-bestanden zijn geen vastgoedsysteem.
Gemeentelijk vastgoed wordt in Nederland overwegend beheerd met een combinatie van Excel, Key2Financiën voor boekhoudkundige verwerking en losse contractenmappen. Deze hulpmiddelen zijn niet op elkaar aangesloten en niet ontworpen voor vastgoedmanagement. Eenvoudige vragen — welke contracten lopen volgend jaar af, wat is de kostprijsdekkende huur van dit gebouw — kosten dagen.
- Versnippering — vastgoedinformatie ligt verspreid over Excel, netwerkschijven, e-mail en losse systemen. Geen single source of truth.
- Herleidbaarheid — besluiten en berekeningen zijn achteraf moeilijk te reconstrueren. Wie deed welke aanname, wanneer, op basis waarvan?
- Continuïteit — bij personeelswisseling verdwijnt kennis met de medewerker. Excel-modellen zijn vaak alleen begrijpelijk voor de maker.
- Compliance-risico — zonder gestructureerd systeem is naleving van BIO, NIS2, AVG en GIBIT moeilijk aan te tonen, terwijl de bestuurlijke aansprakelijkheid groeit.
- Beleidsmatige blindheid — strategische keuzes over verduurzaming, afstoting of herontwikkeling worden genomen zonder goede doorrekening van de alternatieven.
- Inefficiëntie — vastgoedmedewerkers besteden disproportioneel veel tijd aan administratief werk in plaats van aan vakinhoudelijk advies en sturing.
Voor wie
Gebouwd voor de gemeentelijke praktijk.
VMS bedient Nederlandse gemeenten en publieke overheden. Binnen de gemeente werkt het systeem voor verschillende rollen — elk met een eigen zicht op de data.
Teamleider of afdelingshoofd Vastgoed
Stuurt op portefeuilleniveau en heeft rapportages nodig voor wethouder en college.
Financieel adviseur / controller
Belang bij correcte BBV-verantwoording en koppeling met de gemeentelijke boekhouding.
Beleidsadviseur sociaal domein
Gebruiker van SubsidieManager voor exploitanten, subsidiestromen en jaarrekeningen.
Gemeentesecretaris / CIO-office
Beoordeelt compliance, informatiebeveiliging en inkoopvoorwaarden (GIBIT).
Wethouder Vastgoed / Financiën
Indirecte gebruiker — belang bij heldere rapportages en onderbouwde besluiten.
Wanneer VMS niet past
VMS is uitdrukkelijk niet geschikt voor particuliere vastgoedbeleggers, woningcorporaties (die hun eigen gespecialiseerde systemen hebben) of commerciële vastgoedbedrijven. De Nederlandse gemeentelijke context is te specifiek om deze doelgroepen tegelijkertijd te bedienen.
Modules
Acht modules. Eén samenhangend platform.
VMS is opgebouwd uit modules die elk één vakgebied volledig afdekken en via gedeelde data naadloos samenwerken. Bekijk de volledige functielijst van een module door op ‘Alle functies bekijken’ te klikken.
- Gebouwen: volledige registratie met BVO, VVO, bouwjaar, RC-waarden en beglazing
- Gronden: sportvelden, sportcomplexen, parken, volkstuinen, bouwgrond en andere kavels
- Kadastrale aanduiding met GPS-coördinaten en automatische geocoding
- Energielabelhistorie (EP-Online) en NEN 2767-onderhoudsstatus in real-time
- Interactieve portefeuillekaart met zicht op alle vastgoed én gronden
- Huurovereenkomsten met looptijd, opzegtermijn en indexeringsclausule
- Erfpacht- en bruikleencontracten met eigen werkwijze per contracttype
- Dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met termijnbewaking
- Automatische huurindexering op basis van CBS Consumentenprijsindex
- Huurnota's en indexbrieven direct vanuit het systeem genereren
- DCF- en WOZ-methode per object
- Afschrijvingen en boekwaarden met correctie-workflows
- Kostprijsdekkende huur-analyses op basis van exploitatiekosten
- Scenario-analyse met modulaire wat-als-componenten
- Master VEX-rapportage op portefeuilleniveau
- Elektra, gas en stadswarmte per object per jaar
- Automatische CO₂-berekeningen op basis van emissiefactoren
- Reductiedoelstellingen met voortgangsmonitoring
- Genormaliseerde waarden per m² voor vergelijkbaarheid
- Meerjarige trendanalyses met grafische weergave
- Hiërarchische mapstructuur per object met onbeperkte diepte
- Volledige versiecontrole met metadata per versie
- Full-text search en metadata-filtering
- In-browser preview voor PDF en afbeeldingen
- Bulk-upload met path-mapping
- Registratie van organisaties die maatschappelijk vastgoed exploiteren
- Subsidieadministratie per exploitant per object per jaar
- Centrale subsidieregelingen-database
- Verkapte subsidies in huurkortingen signaleren
- Jaarrekening-tracking met status per exploitant per jaar
- Leveranciersmanagement met specialisaties
- Huurders- en gebruikersadministratie
- Contactpersonenregistratie per relatie
- Directe koppeling aan vastgoed- en grondobjecten
- Multi-tenant organisatiestructuur
- Excel-imports voor objecten, afschrijvingen, grondwaarden en energie
- Voorgedefinieerde templates met ingebouwde validatie
- Portfolio-rapportages in Excel, PDF en CSV
- Cognos-integratie met slimme kolomdetectie
- Bulk-VEX-actualisaties en andere bulk-operaties
Schermvoorbeelden
Zo ziet VMS eruit in de praktijk.
Een indruk van het werkscherm. De volledige demo laat meer zien — bijvoorbeeld VEX-doorrekeningen, MJOP-koppeling en de configuratie van rollen en rechten.
Toegang & controle
U bepaalt wie wat kan zien.
In een gemeentelijke omgeving is controle over wie toegang heeft tot welke data minstens zo belangrijk als de functionaliteit zelf. VMS is opgebouwd rond een granulair rollen- en rechtenmodel, met volledige auditeerbaarheid van elke wijziging.
Rollen
- Drie rollen: Beheerder, Bewerker en Lezer
- Per gebruiker is in te stellen welke modules zichtbaar zijn
- Nieuwe gebruikers starten zonder toegang — u kent zelf toe wat nodig is
Authenticatie
- Single sign-on (SSO) via uw eigen Microsoft-omgeving
- Of tweefactor-authenticatie (2FA) met een authenticator-app
- Beide opties zijn per organisatie in te stellen
Auditeerbaarheid
- Elke wijziging herleidbaar naar gebruiker, tijdstip en oude/nieuwe waarde
- Volledige historie per object en per gebruiker
- Security-audit-logs conform NIS2
Deze opzet bestaat omdat Nederlandse gemeenten werken met gevoelige data binnen strikte compliance-kaders (GIBIT, NIS2, AVG, BIO) en binnen organisaties waar rollen en verantwoordelijkheden helder afgebakend moeten zijn. VMS maakt dat niet alleen mogelijk maar afdwingbaar — zonder dat uw eigen IT-afdeling de rechtenstructuur hoeft op te tuigen, te onderhouden of aan de accountant te verantwoorden. Alle instellingen per klant zijn configureerbaar vanuit één centrale beheerpagina, waar u de regie houdt over gebruikers, rollen, module-toegang en authenticatiemethoden.
Uitkomsten
Wat VMS oplevert.
De concrete mate waarin onderstaande uitkomsten worden gerealiseerd hangt af van de beginsituatie van de gemeente. Bij gemeenten die overkomen vanuit een Excel-gedreven werkwijze is de winst in de regel groter.
Dagelijkse praktijk
Operationeel
- Eén geïntegreerd systeem in plaats van losse Excel-bestanden en contractenmappen.
- Huurindexaties, termijnbewaking en standaardrapportages geautomatiseerd.
- Portefeuillevragen die eerder dagen kostten, binnen minuten beantwoord.
- Minder rekenfouten en inconsistenties door gecentraliseerde data en validatie.
Verantwoording & regie
Bestuurlijk
- Elke financiële doorrekening herleidbaar naar onderliggende aannames en data.
- College, raad en accountant krijgen rapportages op basis van dezelfde brondata.
- Continuïteit bij personeelswisseling — kennis zit in het systeem, niet in hoofden.
- Strategische keuzes (afstoten, behouden, herontwikkelen) financieel onderbouwd.
Koers & sturing
Strategisch
- Professionalisering van de vastgoedfunctie — van administratie naar sturing.
- Directe portefeuilleanalyse voor de verduurzamingsopgave.
- Betere onderhandelingspositie bij contractverlengingen en aan- en verkoop.
- Fundament voor evidence-based vastgoedbeleid via de beleidsmanagerfunctionaliteit.
Positionering
Transparante prijsstelling, geen verrassingen.
De prijs van VMS is altijd inclusief alle modules en zonder beperking op het aantal gebruikers. Geen losse licenties per module, geen staffels per gebruiker en geen aparte ‘platformfee’ bovenop. Implementatie, hosting, onderhoud en doorontwikkeling zijn inbegrepen.
De systeemprijs wordt bepaald op basis van de omvang van uw vastgoedportefeuille en de scope van de implementatie. De exacte prijs volgt uit een offerte op maat, die we opstellen na een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Klaar voor een demo?
Een functionele demo duurt ongeveer 45 minuten. Wij nemen u mee door de modules die voor uw gemeente het meest relevant zijn.